La constitución de una estructura empresarial en España no termina con la firma ante notario o la inscripción en el Registro Mercantil. Uno de los pasos más críticos, y a menudo fuente de errores administrativos, es el encuadramiento inicial ante la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
Desde Elbeta, entendemos que la burocracia puede resultar abrumadora para el emprendedor. Por ello, es necesario conocer todo lo que necesita saber sobre la inscripción de la empresa, un trámite obligatorio previo al inicio de cualquier actividad con trabajadores a cargo.
¿Qué es la Inscripción de la Empresa?
La inscripción es el acto administrativo por el cual la Tesorería General de la Seguridad Social asigna al empresario un número para su identificación y control de sus obligaciones en el respectivo Régimen del Sistema de la Seguridad Social. Este número se conoce como Código de Cuenta de Cotización (CCC).
Es fundamental no confundir la inscripción de la empresa con el alta del trabajador. La inscripción es un paso previo y único para la empresa (aunque puede tener varios CCC si desarrolla actividades en distintas provincias o sectores), mientras que el alta es un trámite individual para cada empleado.
Obligatoriedad y plazos
Cualquier persona física o jurídica que vaya a contratar trabajadores por primera vez tiene la obligación de solicitar su inscripción.
- ¿Cuándo debe hacerse? Siempre con anterioridad al inicio de la prestación de servicios de los trabajadores.
- Vigencia: La inscripción es válida durante toda la vida de la empresa, siempre que no cambie su naturaleza jurídica.
Si busca asesoramiento preventivo para evitar sanciones por inscripciones fuera de plazo, contar con nuestros servicios legales en Madrid le asegurará que cada paso administrativo cumpla estrictamente con la normativa vigente.
Requisitos y documentación necesaria
El proceso varía ligeramente dependiendo de si el empresario es una persona física (autónomo) o una persona jurídica (sociedad).
Documentación para Personas Físicas
- DNI o NIE del empresario
- Modelo oficial TA.6
- Documento expedido por la Agencia Tributaria que acredite el alta en el Censo de Empresarios (Modelo 036 o 037).
Documentación para Personas Jurídicas (Sociedades)
- Escritura de Constitución debidamente inscrita en el Registro Mercantil
- NIF de la sociedad
- DNI del firmante de la solicitud de inscripción
- Escritura de poder si el firmante no es uno de los administradores citados en la constitución
- Modelo TA.6
El Modelo TA.7
Si la empresa ya tiene un CCC principal, pero va a abrir un centro de trabajo en otra provincia o desea realizar una actividad económica diferente que requiera un régimen distinto, deberá utilizar el Modelo TA.7 para solicitar cuentas de cotización adicionales.
En el momento de la inscripción, la empresa debe ejercitar su opción para la cobertura de las contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales) y de la prestación económica por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes.
Esta elección se realiza hacia una Mutua Colaboradora con la Seguridad Social o, en su defecto, ante la propia entidad gestora (INSS). Esta decisión es estratégica, ya que la mutua será la encargada de gestionar las bajas y la rehabilitación de sus empleados.
El Rol de la Actividad Económica (CNAE)
Un aspecto técnico vital es la determinación del código CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas). Este código no solo define a qué se dedica su empresa, sino que determina las primas de cotización por Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales.
Una clasificación errónea puede derivar en:
- Costes innecesarios: Si se cotiza por una actividad de mayor riesgo de la real.
- Sanciones e infracciones: Si se cotiza por una actividad de menor riesgo, la Inspección de Trabajo podría reclamar las diferencias con carácter retroactivo más recargos.
Una vez obtenido el Código de Cuenta de Cotización, la empresa adquiere una serie de responsabilidades permanentes:
- Variación de datos: Cualquier cambio (nombre comercial, domicilio, cambio de mutua) debe comunicarse en un plazo de 3 días naturales.
- Extinción y cese: Si la empresa deja de emplear trabajadores, debe comunicar la baja temporal o definitiva para evitar el devengo de cuotas.
- Conservación de documentos: Se deben conservar los justificantes de pago y documentos de cotización durante un mínimo de cuatro años.
¿Por qué contar con asesoramiento legal especializado?
El sistema de la Seguridad Social en España es complejo y está en constante actualización legislativa. Un error en el encuadramiento de los administradores (decidir si deben estar en el Régimen General o en el RETA) o una incorrecta gestión de los CCC puede acarrear derivaciones de responsabilidad personal para los socios.
En Elbeta, nos especializamos en acompañar a las empresas desde su nacimiento. La inscripción es el primer eslabón de una cadena de cumplimiento que incluye la prevención de riesgos laborales, la protección de datos y el derecho laboral preventivo.
La inscripción de la empresa en la Seguridad Social es mucho más que un formulario; es el marco legal que garantiza la protección de su activo más valioso: sus trabajadores. Realizarlo correctamente desde el primer día es una inversión en tranquilidad y seguridad jurídica.
Si está planeando iniciar una actividad empresarial o necesita regularizar la situación de su estructura actual, en nuestro bufete estamos preparados para asistirle con la máxima diligencia.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo el NIF de la empresa que el Código de Cuenta de Cotización (CCC)?
¿Puedo contratar a un trabajador antes de inscribir la empresa?
¿Qué ocurre si mi empresa no tiene trabajadores pero yo soy el administrador?
Si no vas a contratar a nadie, la empresa no necesita un Código de Cuenta de Cotización. Sin embargo, como administrador o socio con control, probablemente tengas la obligación de darte de alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) como autónomo societario. Si en el futuro decides contratar personal, entonces sí deberás realizar la inscripción de la empresa.